Fenomen Inbox Zero cz. 4 - złapać oddech

Cel: pusta skrzynka odbiorcza

Zredukowanie ilości wiadomości do zera w skrzynce odbiorczej było dla mnie jednym z przełomowych osiągnięć. Nie tylko sam proces, ale i zrozumienie dlaczego tak właśnie jest lepiej. Od tego momentu traktuję Inbox jako miejsce, w którym chwilowo przebywają nieprzeczytane, nie kliknięte jeszcze wiadomości. Podobnie jak zwykła skrzynka na listy, która przetrzymuje Twoje listy do momentu kiedy jej nie otworzysz. Reklamy, rachunki, pocztówki. Przecież nie mogą tam leżeć wiecznie.

Więc co jest odpowiedzią?

Sam niczego nie wymyśliłem, tysiące a może i więcej ludzi na co dzień dzieli się swoimi doświadczeniami w tym zakresie. Jeśli posługujesz się językiem angielskim w miarę swobodnie, to odpytaj google.com "inbox zero", "empty inbox" i sprawdź ile wyników uzyskasz. Pewnie w czołówce ujrzysz stronę 43folders.com. Nie wahaj się wcale, doskonałe źródło informacji. Merlin Mann (właściciel i autor bloga) jest bardzo uznaną osobowością. Gorąco mogę polecić również video z jego prezentacją.

Idea: przejąć kontrolę

Jak, skoro w niejednej skrzynce odbiorczej kisi się setki, jeśli nie tysiące wiadomości?
Segregowanie maili w poszczególne foldery samo w sobie nic nie da. Bo przecież można by je posegregować wg nadawcy, tematu, ważności, dotyczącej sprawy. Prawda jest taka, im więcej folderów stworzysz, tym mniej e-mail będzie dla Ciebie użyteczny. Po przeczytaniu setek postów (np: Getting Things Done with labels and filters in Gmail 2.0), artykułów, zapoznaniu się z wieloma pomysłami i osobistych testach mogę powiedzieć, że im prościej zorganizuję sobie

Przewodnia zasada zapożyczona z GTD: jeśli odpowiedź/reakcja na dany email zajmie Ci mniej niż 2 minuty, po prostu zrób to. W innym przypadku powinieneś zakwalifikować taką wiadomość do poniżej prezentowanych folderów. Reakcja oznacza również: usunąć, zarchiwizować, zgłosić spam, wypisać się z listy subskrypcyjnej itd.

1. @Do zrobienia/Zadania (ToDo)
   Folder zawierający wiadomości, które należy opracować na bieżąco i sama czynność zabiera więcej niż 2 minuty. Aby być pewnym, że wiadomości z tego folderu są regularnie przetwarzane, musisz tam zaglądać i opróżniać go regularnie. Dla mnie osobiście ten folder jest ważniejszy niż sam Inbox (który oczywiście stale jest pusty).
   
   
2. @Archiwum (Archive)
   Ten folder reprezentuje wiadomości, które zostały już przetworzone i które mogą Ci się przydać później. Kiedyś, nieważne kiedy. Jeśli używasz GMail, problem masz z głowy, ponieważ funkcję archiwum spełnia folder Wszystkie (Aby umieścić email w tym folderze, wystarczy kliknąć Archiwizuj. Wiadomość znika wtedy z Inbox i jest dostępna w folderze Wszystkie)
   
   
3. @Oczekujące (Hold)
   Tutaj znajdują się maile, do których będziesz potrzebował szybki dostęp w przeciągu kilku nadchodzących dni. Jeśli odpowiedziałeś na przesłane zapytanie i czekasz na reakcję, jakiś temat jest prowadzony na bieżąco, np projekt, przygotowanie imprezy, kompletowanie zamówień dot. prowadzonej promocji, zrobiłeś rezerwacje i czekasz na potwierdzenie, folder Oczekujące jest idealnym miejscem dla tego typu wiadomości.
   To miejsce również powinno być przeglądane i opróżniane regularnie. Podobnie jak w przypadku Do zrobienia czy Inbox, nie ma tu miejsca na przestarzałe, nieaktualne, dłużej niepotrzebne wiadomości.
   
   
4. ProjektX (opcjonalnie)
   Osobiście tworzę folder (w zasadzie etykietę, gdyż używam GMail) dla emaili dotyczących jednego, bieżącego tematu. Może to być jakieś zlecenie dla klienta (i tam przechowywane są wszelkie materiały, poprawki, uwagi), może to być zakup domu (wyceny, informacje z rynku, zdjęcia itd), planowane wakacje itd itd.
   
   
5. Action (opcjonalnie)
   Używam tego folderu dla wszystkich wiadomości, których albo jeszcze nie przeczytałem do końca, albo nie zdecydowałem jeszcze co z nimi zrobić (zakwalifikować do Do zrobienia, odpowiedzieć, przekazać dalej, usunąć itd). W zasadzie tą funkcję doskonale spełnia folder Do zrobienia, jednak stosując system od dłuższego czasu, zrozumiałem, że potrzebuję trzymać oddzielnie wiadomości, które dotyczą tylko i wyłącznie spraw do załatwienia/zadań do wykonania

   Znak "@" jest często stosowany aby wymusić np w GMail, górna pozycję na liście folderów.

Przykład 1

Żona właśnie napisała do mnie email z przypomnieniem, by kupić ogórki na obiad po drodze z pracy.
- email znajduje się w tej chwili w skrzynce odbiorczej
- reakcja zajmie mi mniej niż 2 minuty, więc:
- po przeczytaniu, zapisuje w mojej liście spraw do zrobienia "kupić ogórki na obiad"
- odpisuję: "Dla Ciebie wszystko kochanie"
- wiadomość usuwam, gdyż jest już zbędna

Przykład 2

Marcin właśnie napisał, że organizuje wieczór kawalerski dla Przemka i pyta, czy nie zechcę się pojawić w "Zagrodzie" w piątek o 19tej
- email znajduje się w tej chwili w skrzynce odbiorczej
- Przemek się żeni???
- reakcja zajmie mi na pewno więcej niż 2 minuty, więc:


- email ląduje w folderze ToDo

Czytaj dalej

Fenomen Inbox Zero cz. 3 - przeładowany email

Na co dzień sprawdzamy wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej (nie znoszę tego tłumaczenia, osobiście nazywam ten folder inbox). Obserwując swoich znajomych, nierzadko zauważam, że właśnie w ten sposób zaczynają swój dzień. Czy to w pracy, w podróży, w domu, nawet podczas wolnego czy w weekend. Nie powiem, sam nie jestem święty. Co w tym złego?

fot. waylimpan2

Przez długi czas nie zdawałem sobie sprawy jak pusty inbox może uprzyjemnić życie. Przykład? Kiedy wykonujesz swoje obowiązki w pracy, uczysz się, wykonujesz czynności, które wymagają Twojej uwagi i koncentracji i w tym samym czasie zauważasz, że masz nową pocztę. Co wtedy robisz? Czyż nie bywa tak, że w tym momencie jesteś kompletnie zajęty otrzymaną wiadomością? Wcale nie mam na myśli ważnej (np służbowej) korespondencji, wystarczą zdjęcia z wakacji znajomych, śmieszny filmik na YouTube przesłany przez męża, zaproszenie na wieczorną imprezę wymagające jak najszybszego potwierdzenia, nowy newsletter ulubionego serwisu internetowego...

Na co dzień sprawdzamy wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej (nie znoszę tego tłumaczenia, osobiście nazywam ten folder inbox). Obserwując swoich znajomych, nierzadko zauważam, że właśnie w ten sposób zaczynają swój dzień. Czy to w pracy, w podróży, w domu, nawet podczas wolnego czy w weekend. Nie powiem, sam nie jestem święty. Co w tym złego?

Przez długi czas nie zdawałem sobie sprawy jak pusty inbox może uprzyjemnić życie. Przykład? Kiedy wykonujesz swoje obowiązki w pracy, uczysz się, wykonujesz czynności, które wymagają Twojej uwagi i koncentracji i w tym samym czasie zauważasz, że masz nową pocztę. Co wtedy robisz? Czyż nie bywa tak, że w tym momencie jesteś kompletnie zajęty otrzymaną wiadomością? Wcale nie mam na myśli ważnej (np służbowej) korespondencji, wystarczą zdjęcia z wakacji znajomych, śmieszny filmik na YouTube przesłany przez męża, zaproszenie na wieczorną imprezę wymagające jak najszybszego potwierdzenia, nowy newsletter ulubionego serwisu internetowego...

Odwrócenie Twojej uwagi, dekoncentracja i efekty z tym związane to jedno. Emaili bywa więcej niż jeden czy dwa dziennie. Każdy dotyczy różnych spraw, pochodzi od rozmaitych osób, ma taki czy inny priorytet. Na ten mogę odpowiedzieć jak skończę pracę, z tym się nie spieszy, zajmę się nim jutro, o, dobry dowcip!, a tego nie wiedziałem, naprawdę mają promocję? Mija następny dzień, maile przychodzą, kolejny, nowe maile już czekają. I tak z dnia na dzień, z tygodnia na tydzień. Czy nie jest przypadkiem tak, że Twój inbox jest wypchany po brzegi? Kolejny raz zapytałem samego siebie: co w tym złego?

Otóż setki lub tysiące zalegających wiadomości niczym się nie różnią od sterty papierów walających się na Twoim biurku. Z tą różnicą, że tym razem odbywa się to w cyfrowym świecie. Nie ma co ukrywać, jest to część naszego życia, bez znaczenia prywatnego czy zawodowego. Przeładowany email może przytłaczać, niepokoić, dezorganizować każdego kto na co dzień spędza czas z komputerem. Nie jestem wyjątkiem, sam dysponowałem właśnie tak zawaloną pocztą. Kiedy nie pamiętałem następnego dnia co zamierzałem zrobić z poszczególnymi mailami, a następne wciąż przychodziły, najzwyczajniej w świecie grzązłem w tym bałaganie i nie było nadziei by nadgonić zaległe sprawy, przypilnować bieżących. Chciałem po prostu złapać oddech.

Jeśli doczytałeś do tego momentu, prawdopodobnie czujesz się podobnie lub doskonale zdajesz sobie sprawę o czym mowa. Więc kliknij tutaj i złap oddech :)

Czytaj dalej

Fenomen Inbox Zero cz. 2 - DO ZERA

fot. Jeffrey Beall

Poprzednim razem była mowa o tym, by uzmysłowić sobie na ile sposobów gromadzimy informacje (wszelkiego rodzaju papiery, dokumenty, emaile, smsy itd) i w jaki sposób były przechowywane do tej pory. Czas na uporanie się z tym wszystkim.

Kolejnym krokiem jest zrobienie porządku. Oznacza to kompletny przegląd wszystkiego co zostało nagromadzone i odpowiednie zorganizowanie. Autor GTD zaleca by przeprowadzać proces od góry do dołu (np góra papierów nagromadzona na biurku) i podejmować szybkie decyzje z tym związane. Może to być proste wyrzucenie do kosza zbędnego raportu, przekazanie komuś innemu by zajął się np zamówieniem/zapytaniem, które z niewiadomych powodów zalega na naszym biurku.


Dalszą ważną opcją, która przewija się przez całą metodologię jest rozstrzygnięcie:

• jeśli można można coś wykonać w ciągu 2 minut lub krócej, zróbmy to
  Takim przykładem może być kartka, która wala się od 3 dni pomiędzy papierami z informacją: zamówić kwiaty dla Eli na urodziny. Wystarczy krótki telefon :)
  
• jeśli zadanie wymaga więcej czasu, zapisać do listy rzeczy do zrobienia (en. to-do list)
  

Należy pamiętać, ze ideą całego przedsięwzięcia jest opróżnienie skrzynek do zera, nie pozostawiając niczego. Od tego momentu jeśli ponownie pojawi się dokument na np naszym biurku, najlepiej jest od razu zdecydować co z nim zrobić i gdzie jest jego miejsce.
Więc jeśli kwiaty zostały zamówione, kartka ląduje w koszu. Jeśli w kupie papierów znalazł się wyborny przepis na mięso z grilla, należy go po prostu umiejscowić np w segregatorze z przepisami. Jeśli znajduje się tam płyta ze zdjęciami z wakacji, to na pewno zajmie nam krócej niż 2 minuty by zdecydować co z nią zrobić.

Całość pracy może zająć godziny albo nawet i dni. W moim przypadku operacja trwała z tydzień. Jednak opłaciło się, gdyż od pierwszego momentu nie opuszczało mnie uczucie, że nie zaprzątam sobie głowy czymś zupełnie zbędnym. Jeśli dana informacja jest mi potrzebna, natychmiast wiem gdzie ją znaleźć. Wyrobiłem sobie przy tym nawyk trzymania wszystkiego w należytym porządku. Co nie tylko mnie uczyniło odrobinę szczęśliwszym.

Przeczytaj część 3 opartą na bazie osób z doświadczeniem i dowiedz się jak niemalże perfekcyjnie zorganizować pocztę e-mail.

Czytaj dalej

Fenomen Inbox Zero cz. 1 - tylko się nie przeraź

Jakiś czas temu przyglądając się znajomemu podczas pracy, zaintrygowany zapytałem go dlaczego za każdym razem usuwa maile ze skrzynki odbiorczej? Odpowiedział, że to co nie jest już ważne (np przeczytane), już go nie dotyczy (np wysłał odpowiedź) ląduje w koszu. A poczta która jest istotna na daną chwilę, wiąże się z czymś do zrobienia, zostaje.

Krótko po tej konwersacji nawet o niej nie pamiętałem. Wróciła do mnie podczas przemyśleń nad jedną z bardzo popularnych ostatnimi czasy metod zarządzania czasem i organizacji GTD (Getting Things Done) Davida Allena. Książka doczekała się również polskiego wydania pt Sztuka efektywności wyd. Onepress. Ma również swój wpis w Wikipedii.

Nie jestem zagorzałym fanem metody GTD, ale często do niej sięgam. Jedni twierdzą, że jest skomplikowana, inni że jest po prostu jedną z wielu, a jeszcze inni są zafascynowani (na bazie GTD powstały również inne metody, prostsze i równie praktyczne (życia by brakło by to wszystko opanować).
Dobra informacja jest taka, że systemu nie trzeba wdrażać od razu. Nikt też nie zabrania stosować wybranych części proponowanych strategii. Ważne, by dane postępowanie działało i tego się trzymać.

fot. TheDamnMushroom

Jednym z punktów GTD, który zrewolucjonizował moje życie (jak również i moich znajomych) jest idea utrzymania w porządku wszelkiego rodzaju skrzynek odbiorczych. Nie tylko tych mailowych. Inne skrzynki znajdują się też w domu (np sposób zbierania rachunków: są w jednym miejscu, czy zawsze trzeba ich szukać? 3 telefony komórkowe z 3 pocztami głosowymi, dokumenty dot. pracy, edukacji: są rozmieszczone w rozmaitych miejscach czy na jednej półce/szufladzie?) lub w pracy (kiedy na biurku mamy wszystko co jest potrzebne, należy tylko chwilę poszukać).

Należy zwrócić tylko uwagę na ile sposobów docierają do nas informacje i jak sobie z nimi radzimy. Na pozór temat wydaje się błahy. Kilka przykładów:

• Poczta email
  Jedna lub dwie w pracy (a może jeszcze kilka z poprzednich miejsc zatrudnienia), kilka prywatnych, stare, które do dziś jakimś cudem funkcjonują i czasem sobie o nich przypominamy
  
  
• Komunikatory internetowe
  Może jeden lub więcej, ale czy tą drogą nie otrzymujemy ważnych informacji np od współpracowników, szefa, rodziny, przyjaciół? Mogą to być nie spisane nigdzie numery telefonów, adresy, wyceny, polecane nazwiska osób (lekarz, nauczyciel, trener)
  
  
• Telefon(y)
  Zachowane wiadomości na poczcie głosowej, sms
  
  
• Papiery
  W pracy, w domu, w szkole, w teczce, w samochodzie. Rachunki, gwarancje, przepisy, notatki, PITy
  
  
• Oprogramowanie
  Hasła, licencje, płyty, kontakty, gwarancje, bazy danych
  
  

Jest tego malutka lista i można wymieniać dalej. Cel: dobra organizacja informacji i jej zarządzanie. Po co? By niepotrzebnie nie zaprzątać sobie głowy, nie stresować się (bo czegoś nie można znaleźć lub coś zostało pominięte lub zapomniane) i działać efektywniej. A wystarczy do tego kilka prostych kroków.

Pierwszy krok to zredukowanie ilości skrzynek odbiorczych i skuteczne unikanie ich mnożenia. (Może nie unikanie, a stanowcza postawa utrzymywania takiej ilości jaka jest niezbędna.)
Dobrym pomysłem jest wypisać je wszystkie w formie prostej listy. Może to zająć nawet kilka dni, żeby stwierdzić jak dużo ich jest i gdzie się znajdują. Wg GTD należy to po prostu zrobić.
Później wystarczy im się przyjrzeć i zdać sobie sprawę jaką rolę odgrywają w życiu. W tym miejscu celem jest znalezienie rozwiązania ograniczenia liczby miejsc, rzeczy, sposobów dzięki którym zbieramy informacje.

• Jeśli ostatnio zakupiony, kolejny telefon komórkowy jest rzadko używany i dzwoni na niego kilka niezbyt lubianych osób, to rozwiązanie jest proste.
• W pracy część osób przynosi nam raporty, polecenia wydrukowane na papierze, część przekazuje telefonicznie, a część poprzez email.
  
• itd
  

Na tym etapie zdałem sobie sprawy ile wysiłku i nerwów kosztowały mnie comiesięczne spotkania z księgową. Faktury za paliwo walały się po całym samochodzie, faktury wystawione klientom były w teczce, w kalendarzu, w domu przy komputerze, w pracy w szufladzie... Nietrudno się domyślić jak bardzo uszczęśliwiłem siebie i księgową kiedy zdałem sobie z tego sprawę :)

Inny przykład to mój komputer. Zdjęcia walały się po wszystkich dyskach, były przechowywane w mailach, na płytach. O dokumentach już nie wspomnę. Za każdym razem kiedy czegoś potrzebowałem, traciłem czas i nerwy tylko ich szukając :)

Przejdź do części drugiej »

Czytaj dalej