9 mar 2008

Fenomen Inbox Zero cz. 1 - tylko się nie przeraź

Jakiś czas temu przyglądając się znajomemu podczas pracy, zaintrygowany zapytałem go dlaczego za każdym razem usuwa maile ze skrzynki odbiorczej? Odpowiedział, że to co nie jest już ważne (np przeczytane), już go nie dotyczy (np wysłał odpowiedź) ląduje w koszu. A poczta która jest istotna na daną chwilę, wiąże się z czymś do zrobienia, zostaje.

Krótko po tej konwersacji nawet o niej nie pamiętałem. Wróciła do mnie podczas przemyśleń nad jedną z bardzo popularnych ostatnimi czasy metod zarządzania czasem i organizacji GTD (Getting Things Done) Davida Allena. Książka doczekała się również polskiego wydania pt Sztuka efektywności wyd. Onepress. Ma również swój wpis w Wikipedii.

Nie jestem zagorzałym fanem metody GTD, ale często do niej sięgam. Jedni twierdzą, że jest skomplikowana, inni że jest po prostu jedną z wielu, a jeszcze inni są zafascynowani (na bazie GTD powstały również inne metody, prostsze i równie praktyczne (życia by brakło by to wszystko opanować).
Dobra informacja jest taka, że systemu nie trzeba wdrażać od razu. Nikt też nie zabrania stosować wybranych części proponowanych strategii. Ważne, by dane postępowanie działało i tego się trzymać.

Jednym z punktów GTD, który zrewolucjonizował moje życie (jak również i moich znajomych) jest idea utrzymania w porządku wszelkiego rodzaju skrzynek odbiorczych. Nie tylko tych mailowych. Inne skrzynki znajdują się też w domu (np sposób zbierania rachunków: są w jednym miejscu, czy zawsze trzeba ich szukać? 3 telefony komórkowe z 3 pocztami głosowymi, dokumenty dot. pracy, edukacji: są rozmieszczone w rozmaitych miejscach czy na jednej półce/szufladzie?) lub w pracy (kiedy na biurku mamy wszystko co jest potrzebne, należy tylko chwilę poszukać).

Należy zwrócić tylko uwagę na ile sposobów docierają do nas informacje i jak sobie z nimi radzimy. Na pozór temat wydaje się błahy. Kilka przykładów:

  • Poczta email
    Jedna lub dwie w pracy (a może jeszcze kilka z poprzednich miejsc zatrudnienia), kilka prywatnych, stare, które do dziś jakimś cudem funkcjonują i czasem sobie o nich przypominamy

  • Komunikatory internetowe
    Może jeden lub więcej, ale czy tą drogą nie otrzymujemy ważnych informacji np od współpracowników, szefa, rodziny, przyjaciół? Mogą to być nie spisane nigdzie numery telefonów, adresy, wyceny, polecane nazwiska osób (lekarz, nauczyciel, trener)

  • Telefon(y)
    Zachowane wiadomości na poczcie głosowej, sms

  • Papiery
    W pracy, w domu, w szkole, w teczce, w samochodzie. Rachunki, gwarancje, przepisy, notatki, PITy

  • Oprogramowanie
    Hasła, licencje, płyty, kontakty, gwarancje, bazy danych

Jest tego malutka lista i można wymieniać dalej. Cel: dobra organizacja informacji i jej zarządzanie. Po co? By niepotrzebnie nie zaprzątać sobie głowy, nie stresować się (bo czegoś nie można znaleźć lub coś zostało pominięte lub zapomniane) i działać efektywniej. A wystarczy do tego kilka prostych kroków.

Pierwszy krok to zredukowanie ilości skrzynek odbiorczych i skuteczne unikanie ich mnożenia. (Może nie unikanie, a stanowcza postawa utrzymywania takiej ilości jaka jest niezbędna.)
Dobrym pomysłem jest wypisać je wszystkie w formie prostej listy. Może to zająć nawet kilka dni, żeby stwierdzić jak dużo ich jest i gdzie się znajdują. Wg GTD należy to po prostu zrobić.
Później wystarczy im się przyjrzeć i zdać sobie sprawę jaką rolę odgrywają w życiu. W tym miejscu celem jest znalezienie rozwiązania ograniczenia liczby miejsc, rzeczy, sposobów dzięki którym zbieramy informacje.
  • Jeśli ostatnio zakupiony, kolejny telefon komórkowy jest rzadko używany i dzwoni na niego kilka niezbyt lubianych osób, to rozwiązanie jest proste.
  • W pracy część osób przynosi nam raporty, polecenia wydrukowane na papierze, część przekazuje telefonicznie, a część poprzez email.
  • itd
Na tym etapie zdałem sobie sprawy ile wysiłku i nerwów kosztowały mnie comiesięczne spotkania z księgową. Faktury za paliwo walały się po całym samochodzie, faktury wystawione klientom były w teczce, w kalendarzu, w domu przy komputerze, w pracy w szufladzie... Nietrudno się domyślić jak bardzo uszczęśliwiłem siebie i księgową kiedy zdałem sobie z tego sprawę :)

Inny przykład to mój komputer. Zdjęcia walały się po wszystkich dyskach, były przechowywane w mailach, na płytach. O dokumentach już nie wspomnę. Za każdym razem kiedy czegoś potrzebowałem, traciłem czas i nerwy tylko ich szukając :)

Przejdź do części drugiej »

0 komentarze:

Publikowanie komentarza