30 maj 2008

Mądrzejsi notują, niektórzy nawet z Gmail :)

Karteczki, karteluszki, komórka, programy do notatek, dodatki do Firefoxa, a w diabły z tym! Pół biedy jak notuję w terminarzu, przynajmniej wiem gdzie zanotowałem. Współpracownik ciągle narzeka, że na pewno zapisał ale zapomniał. Po tygodniu czasem odnajduje plik tekstowy, w którym skrupulatnie był zapisany numer telefonu do serwisu samochodowego oraz data wizyty, na którą umawiał się od kilku dni.
Brzmi znajomo?
Stosuję na przemian 2 metody notatek. Jedną posługuję się tworząc szybkie, krótkotrwałe wpisy, drugą natomiast używam dla danych, które mają być zachowane na stałe.

Metoda 1 - zamiast kartki i długopisu
  1. Wykorzystuję ten sam trick co w przypadku GMaila jako poręcznego organizera, czyli wysyłam maila do samego siebie (istnieję w Kontaktach, nazywając się Me co ułatwia wpisywanie nadawcy).


  2. Pisanie takiej notatki trwa dosłownie kilka sekund dzięki skrótom klawiaturowym w GMail (aby sprawdzić czy masz je włączone zajrzyj do Settings)



  3. Archiwizacja
    Jeśli nie wiesz dlaczego, sprawdź Fenomen Inbox Zero

  4. Dostęp do notatki
    Nic prostszego jak wyszukać (użyj klawisza "/" a kursor znajdzie się natychmiast w polu wyszukiwania)



  5. Znaczenie przemyślanego tytułu maila
    W przykładzie powyżej wyszukałem wiadomości wpisując "zakupy". Jak widać, Gmail wyszukał z archiwum kilka wiadomości zawierających wyszukiwane słowo. Jednak na pierwszy rzut oka widać, o którą wiadomość mi chodziło.

  6. Dopisywanie
    Tworzenie notatek często nie kończy się jednorazowym wpisem. W naszym przykładzie tworzenie listy zakupów na pewno jest takim procesem. Załóżmy, że przypomniało mi się, że muszę jeszcze dokupić wodę, ketchup i musztardę.
    Po wyszukaniu maila z listą zakupów odpisuję na niego. Kasuję wszystko co Gmail domyślnie podstawia jako treść i wpisuję nowe produkty na listę.





  7. Przegląd
    Kiedy wreszcie wybieram się na zakupy nie robię nic innego jak wyszukuję maila z listą zakupów. Mogę to robić nawet w sklepie za pomocą telefonu komórkowego, nie muszę wcale nic drukować ani przepisywać.



Metoda 2 - notatki jako baza danych
  1. Sposób jest ten sam, piszesz maila sam do siebie, tytuł o sensownym znaczeniu, archiwizujesz

  2. Adresat
    Dodajesz siebie do Kontaktów z nieco zmodyfikowanym adresem email, tak aby później łatwiej było go objąc filtrem (szczegółowy opis: Śmieję się ze spamu, a Ty?)
    Osobiście dodałem do kontaktów swój adres email pod nazwą Notes i adresem tak jak poniżej


  3. Tworzę filtr, który przechwyci wszystkie notatki, zarchiwizuje i oznaczy Etykietą (en. label)
    Polska wersja: Ustawienia -> Filtry -> Utwórz nowy filtr, angielska: Settings -> Filters - > Create a new filter (posługuję się angielską wersją, która jest nieco lepsza jak polska - dla nie znających języka: wszystkie opcje są w tych samych miejscach w każdej wersji językowe)
    W pierwszym kroku wpisuję w pole To: zmodyfikowany adres email


    W następnym zaznaczam Skip the Inbox(Archive it), Apply the label i z tego miejsca tworzę nową etykietę Notes.


  4. Gotowe. Przetestuj tworząc nową wiadomość, w pole adresata wpisując Notes, podając jakąkolwiek treść. Bajecznie proste, prawda


    Po wysłaniu Inbox pozostaje należycie pusty...


    I notatki znajdują swoje miejsce



  5. Przegląd i dopisywanie. Nic nie trzeba wymyślać, postępuję identycznie jak w pkt 7 pierwszej metody: "odpowiadam" na daną notatkę.
Zalety
  • nie muszę szukać swoich zapisków
  • tworzenie notatek jest wyjątkowo proste i wygodne
  • mogę je modyfikować, rozbudowywać, przesyłać dalej
  • mam dostęp do szczegółów jak data utworzenia czy data przekazania do kogoś dalej
  • w przypadku przekazania, mam historię konwersacji
  • mogę je przeszukiwać wbudowaną wyszukiwarką Gmail (niesamowite narzędzie, zasługujące na odrębny post)
Na codzień pracuję przy komputerze a GMail jest moim jednym z podstawowych narzędzi pracy. Nie tylko aplikacją do wysyłania i odbierania maili. Stali klienci doskonale wiedzą, że jak mam coś "na mailu" to na pewno będzie załatwione :) Inni lubią też skomentować telefonicznie swoje potrzeby, więc albo mają przygotowany email do wysłania zanim zadzwonią i wysyłają zanim podniosą słuchawkę albo robią to zaraz po rozmowie. Oprócz wyżej wymienionych zalet mógłbym dodać:
  • klient, który dzwoni mając spisane wszystko w krótkiej notce, jest przygotowany do rozmowy
  • przesyłając email po rozmowie, sprawdza czy wszystko zostało uzgodnione
  • mając do czynienia z nowym klientem, sam wysyłam do niego notkę podsumowującą wraz z kopią do samego siebie
  • będąc poza biurem, mam dostęp do notatek z każdego miejsca - porządeczek aż miło!

3 komentarze:

lavinka pisze...

Sprytne! Że też ja na to nie wpadłam! :)

Miria pisze...

Genialne! Mam nadzieje, ze cos jeszcze napisesz :)

Anonimowy pisze...

A ja caly czas meczylem sie z Google Notebook... Nie jest zly, ale sposob wykorzystania gmaila jest rewelacyjny.

Mirek

Prześlij komentarz