6 maj 2008

GMail jako poręczny organizer

Używałem niżej opisanej koncepcji przez dłuższy czas. Zawsze szukałem rozwiązania online dla swoich potrzeb i nigdy nie lubiłem używać programów instalowanych na komputerze. Na co dzień kiedy jestem w ruchu, potrzebuję mieć dostęp do informacji niezależnie gdzie jestem, czy to w pracy, u klienta, czy w domu. GMaila używam już dłuższy czas i mam do niego (odpukać) zaufanie.

Nie mam pojęcia kto jest autorem pomysłu używania email jako prostego organizera (jak tylko trafię autora, natychmiast o tym napiszę). Jedno jest pewne: w całej koncepcji uczestniczy kilka prostych zasad zaczerpniętych z GTD. Jedna z nich mówi o tym by zbierać/zapisywać swoje zadania, pomysły, plany i trzymać je w jednym miejscu.

Łatwo powiedzieć, trudniej wykonać? Tylko na początku, gdyż później zapisywanie staje się naturalnym nawykiem.
Nagroda? Po pierwsze pozbywasz się niepotrzebnych myśli z głowy. Są zapisane. Nie musisz dręczyć się podczas natłoku zajęć czymś o czym należy pamiętać. Po drugie, jesteś zorganizowany. Przez długie lata w pracy używałem terminarza w formacie A4. Zawsze był dobrej jakości, najczęściej oprawiony w skórę. Dlaczego? Tak naprawdę nie lubię mojego terminarza :) Zawsze mówi o tym co mam zrobić. Więc przynajmniej jakość daje mi tą odrobinę przyjemności. No i u klienta nigdy nie ma wstydu trzymać go na stole.
Dzięki terminarzowi zawsze wiem co mam do zrobienia dziś, jutro, za tydzień, czego nie udało mi się zdziałać wczoraj. Wszelkie konieczne dane i kontakty zawsze są pod ręką. Niemal ideał, wszystko w jednym miejscu.

Email przeszkadza czy pomaga?
Napisałem niemal ideał nie tylko dlatego, że nie ma ideałów. Od momentu kiedy email zdecydowanie wkroczył w moje życie, coraz trudniejszym stało się przechowywanie informacji w jednym miejscu. A tym bardziej utrzymywanie porządku. Szybko zrozumiałem, że jeśli mailem otrzymuje coraz więcej i więcej wiadomości, muszę znaleźć jakieś rozwiązanie.

Jak prosto i szybko zorganizować się online?
GMail stał się dla mnie zbawieniem, GTD kierunkiem (o tym dlaczego GMail, napiszę może innym razem). Wszystko czego potrzebujesz, co chcesz zapisać lub zaplanować możesz zrobić dzięki prostemu email. Ileż to zachodu kosztuje w dzisiejszych czasach zalogować się na konto, kiedy internet stał się powszechną usługą?

Krok I
Dodaj siebie do listy kontaktów. Siebie, tzn użyj adresu GMail, którego używasz. Możesz użyć swojego imienia czy też nicka do nazwania kontaktu. Wskazówka: najlepiej jest użyć nazwy, która będzie wygodna w użyciu komponując email. Domyślnie GMail w polskiej wersji nazywa Cię "ja", w angielskiej wersji "me". Osobiście używam "Me". Jeśli obecna nazwa Ci pasuje, kompletnie pomiń ten krok.

  1. Będąc zalogowanym na konto kliknij w link Kontakty po lewej
  2. Ukaże się strona z listą kontaktów. Kliknij w ikonkę tak jak poniżej



  3. Po prawej stronie pojawi się formularz do wypełnienia - wpisz preferowaną Nazwę oraz swój obecny adres email (gmail oczywiście) i kliknij Zapisz.



  4. Sprawdź czy przypadkiem nie jesteś już na liście kontaktów (tak, na swojej własnej) - możesz wpisać w pole Przeszukaj wszystkie swój adres email. Jeśli Twój email znajduje się na liście, sprawdź czy Nazwa Ci odpowiada. Jeśli nie, możesz ją swobodnie zmienić, gdyż zmiana Nazwy na liście kontaktów własnego adresu nie narusza Nazwy wyświetlanej jako nadawca wiadomości. W moim przypadku zmieniłem z Robert na me.



Krok II
Mając siebie samego na liście kontaktów, można już swobodnie używać konta GMail jako prostego organizera. Załóżmy, że masz dwa projekty do zrealizowania:
  • przygotowujesz przyjęcie urodzinowe dla swojej żony i masz mnóstwo spraw z tym związanych do załatwienia
  • w międzyczasie zgadzasz się ze swoim dzieckiem by podjęło lekcje nauki języka chińskiego
Każdy z projektów wymaga więcej jak jednej akcji, więc każdą z nich możesz zaplanować wysyłając maila sam do siebie.



Krok III
Kilka zaplanowanych zadań może wyglądać mniej więcej tak:



Teraz najciekawsza część. Mając nawet tak krótką listę zadań od razu widać, że trudno będzie nią zarządzać. Tym bardziej, że dotyczy ona kilku projektów. W tym momencie na pomoc przychodzą Etykiety. W naszym przypadku stwórzmy dwie: Urodziny i Chiński (w tym celu kliknij Edytuj etykiety).



Nie pozostaje nic prostszego jak przydzielić nasze zadania do poszczególnych projektów. W tym celu wybierz poszczególne wiadomości i oznacz je odpowiednio.



Można zastosować również kolory. Nie ma to większego znaczenia przy krótkoterminowych projektach (wraz z zakończeniem projektu etykieta staje się zbędna).



Dla większego porządku (wygodnie jest mieć zadania podzielone wg projektów/kategorii) każde z nich zarchiwizuj (klikając na Archiwizacja). Zarchiwizowane wiadomości znikają ze Skrzynki Odbiorczej. Są od tego momentu dostępne po kliknięciu na wybraną etykietę. W ten sposób mamy mamy prosto podzielone zadania wg projektów (w naszym przypadku Urodziny i Chinski).

Krok IV
Mamy zadania, które są podzielone na projekty. Łatwo możemy nimi zarządzać, tworzyć nowe, usuwać. Powstaje jednak pytanie: co w momencie kiedy dany projekt jest na tyle duży, że nie chcemy pogubić się w kolejności zadań do wykonania? Osobiście używałem dwóch sposobów na przemian:

  • Kolejne pod etykiety, związane z projektem
    Załóżmy, że projekt Urodziny jest większym przedsięwzięciem. Dla tego projektu można stworzyć kolejne etykiety:



    Etykieta Urodziny zawiera wszystkie zadania dotyczące tego projektu, etykieta Urodziny:Action zawiera zadania, które są na bieżąco do wykonania, a etykieta Urodziny:Done przechowuje zakończone zadania. Po kliknięciu na etykietę główną, Urodziny, widok zadań mógłby przedstawiać się następująco:



    Można usunąć etykietę główną Urodziny z zadań oznaczonych pozostałymi etykietami. Zyskujemy widok tylko tych zadań, które nie zostały jeszcze przetworzone. Minus: nie będzie dostępu do wszystkich zadań za jednym kliknięciem myszy. W tym celu wystarczy stworzyć kolejną etykietę, potem kolejną i kolejną... GMail jest bardzo elastyczny :)

  • Gwiazdki (szybszy sposób)
    Gwiazdki może nie są tak elastyczne, ale za to szybkie i wygodne. Każde kolejne zadanie do wykonania oznaczamy gwiazdką. Tym samym otrzymujemy szybki dostęp do kolejnych zadań.



    Dodatkowo, aby odróżnić zadania wykonane od tych, które nie zostały jeszcze przetworzone, wystarczy posłużyć się opcją oznacz jako przeczytane.



Podsumowanie
  1. GMail jako osobisty organizer staje się bardzo wygodnym narzędziem. Wykorzystujemy jedynie jego wbudowane możliwości.
  2. Aby gromadzić i przetwarzać zadania do wykonania w jednym miejscu, wystarczy pisać odpowiednie maile do siebie samego
  3. Dla ułatwienia dodać swój kontakt z wygodną do "klepania na klawiaturze" nazwą (np "ja", "me")
  4. Kategoryzowanie zadań jest proste dzięki użyciu etykiet, które można dowolnie tworzyć i usuwać.
  5. Kolejkowanie czynności do wykonania dzięki
    a. pod etykiet - Projekt:GrupaZadań
    b. gwiazdek

2 komentarze:

Redneck pisze...

Tyle lat używam gmaila i nawet do głowy by mi przyszło, że może mieć takie możliwości! Masz łeb chłopie hehehe

Freakphil pisze...

Najprostsze i najbardziej elastyczne jest zawsze to co dostępne, jednak najtrudniej to dostrzec. Świetny pomysł i dziękuję, że się podzieliłeś tym z innymi.

Prześlij komentarz